María González, aborda en este artículo determinados
medios legales a tener en cuenta por cualquier empresa para la protección de su
Información Corporativa Confidencial
Por: María González Moreno de Manaca Consulting, S.L.
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Resumen:
La Información Corporativa Confidencial es
uno de los principales activos de las empresas y como tal, debe estar protegida
con medios técnicos y legales de accesos no autorizados.
El establecimiento de Pactos de Confidencialidad con
trabajadores y terceras empresas nos permitirá proteger la Información Corporativa
Confidencial, estableciendo expresamente las obligaciones y limites que se han
de tener en cuenta en su tratamiento.
El incumplimiento de los Pactos de Confidencialidad
puede suponer el inicio de acciones legales, y la reclamación de
indemnizaciones por daños y perjuicios.
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La Información Corporativa (información
relativa a los productos, servicios, clientes, proveedores, personal, método de
trabajo, organización, estrategias empresariales, información económica y
financiera, etc...) se considera como uno de los principales activos de negocio
de cualquier empresa, y como tal, debe ser protegida adecuadamente con medios
técnicos y legales, de forma que se evite, en la medida de lo posible, que
cualquier persona física o jurídica pueda acceder/obtener/tratar/difundir la
misma fraudulenta o ilícitamente, causando perjuicios más o menos graves a su
titular.
En este artículo abordamos determinados medios legales
a tener en cuenta por cualquier empresa para la protección de su Información
Corporativa Confidencial, tanto a nivel interno (con respecto al personal que
accede/trata esa información con motivo de su relación laboral), como a nivel
externo (cuando es una tercera empresa o persona la que accede y trata la
información); así como las acciones legales que permiten la defensa y
reparación de los derechos e intereses del titular.
1.- ¿Qué
entendemos por Información Confidencial?
La Real
Academia de la Lengua Española define “Confidencial” como “que
se hace o se dice en confianza o con seguridad reciproca entre dos o más
personas”, y “Confidencialidad” como “la cualidad de confidencial”.
Así, el empresario tiene la libertad de calificar como
Confidencial, cualquier documento o información, que a su juicio, influya
directa o indirectamente en el desarrollo del negocio: estrategias
empresariales, métodos de negocio, documentos contractuales, propiedad
intelectual, patentes, desarrollo de nuevos productos, etc...
Esta Información Confidencial ha de gozar de una
protección especial, tendente a evitar su filtración, divulgación o difusión a
terceros, acciones que pueden causar graves perjuicios a su empresa (imaginemos
por ejemplo, que una determinada estrategia empresarial tendente a posicionar
en el mercado una determinada empresa, es filtrada y difundida previa y
fraudulentamente a la competencia, lo que impide al empresario el posicionamiento
deseado).
2.- Protección
interna de la
Información Confidencial de la empresa.
A)¿Qué establecen las normas laborales?
Respecto a la Protección de la Información Confidencial
dentro de la propia empresa hay que distinguir entre los trabajadores y el personal
de alta dirección, que por razón de su puesto y funciones, accede o trata dicha
Información.
En cuanto a los Trabajadores, se entiende que existe
una obligación de confidencialidad y secreto intrínseca a la relación laboral,
incluso cuando no exista una referencia expresa a la misma en el Contrato de
Trabajo o no se hayan firmado Acuerdos de Confidencialidad específicos. Así, se
entiende que el deber de confidencialidad y secreto se encuentra recogido por
el art. 5 Estatuto de los Trabajadores (referente a los deberes laborales), y
en concreto en su punto 1.a) que hace referencia expresa al deber de “Cumplir
con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las
reglas de la buena fe y diligencia”.
A pesar de lo establecido en el Estatuto de los
Trabajadores es recomendable incluir en los Contratos Laborales o
adicionalmente a los mismos, Acuerdos o Pactos de Confidencialidad, que
establezcan claramente las obligaciones de los trabajadores en este sentido.
Con la firma de estos Acuerdos o Pactos de
Confidencialidad, informaremos a los trabajadores de las pautas a seguir en el
tratamiento de la
Información Confidencial, sus obligaciones y los límites
establecidos, pudiendo, con esta medida, reducir algunas prácticas que se dan
en el mundo empresarial (por ejemplo: llevarse las bases de datos o información
confidencial o reservada, desarrollos de nuevos productos, etc... en el momento
de abandonar el puesto laboral) o, en caso contrario, tener un documento que
pueda servir como prueba en juicio en el que se manifiesta expresamente la
obligación de confidencialidad y secreto, y el conocimiento del trabajador de
tal obligación.
En cuanto al Personal de Alta Dirección, y dado que
por razón de su cargo acceden a información especialmente sensible y/o
confidencial, existe la obligación expresa de mantener la confidencialidad y
secreto de las informaciones a las que tiene acceso por razón de su cargo,
siendo práctica habitual el firmar Acuerdos específicos de confidencialidad
junto con los Contratos de Trabajo, bien a través de una cláusula específica de
confidencialidad en los Contratos, o bien incluyendo un Pacto o Acuerdo de
Confidencialidad como Anexo al contrato principal de trabajo.
Además de la obligación de confidencialidad específica
que tiene el personal de alta dirección de las empresas, hay que hacer
referencia al pacto de no concurrencia, es decir, aquel por el que un personal
de alta dirección no podrá celebrar contratos de trabajo con otras empresas,
salvo autorización del empresario o pacto escrito en contrario (art. 8 RD
1382/1985).
B) Otros medios de protección interna de la Información Corporativa
o Confidencial.
Además del establecimiento de Acuerdos o Pactos de
Confidencialidad, la empresa deberá tener establecidos medios técnicos u
organizativos que permitan la protección de la información confidencial
independientemente del soporte en el que sea tratada o almacenada.
Así es recomendable establecer las siguientes medidas
de protección:
-Limitar el acceso a la información confidencial. Es
decir, permitir el acceso a dicha información sólo al personal que por razón de
su cargo o funciones es necesario que acceda a dicha información, no
permitiendo tal acceso al resto del personal.
-Establecer medidas técnicas que permitan la visualización
o tratamiento de información confidencial (por ejemplo: uso de contraseñas para
el acceso a los documentos, criptografía, etc...).
-Mantener/Almacenar los documentos confidenciales en
soporte papel, en armarios que se encuentren cerrados bajo llave o cajas
fuertes, a las que sólo tengan acceso las personas autorizadas.
-Realizar de copias de seguridad que eviten la perdida
de información confidencial o sensible en caso de catástrofe, guardando una
copia fuera de las instalaciones principales de la empresa (recordemos lo
sucedido en el edificio Windsor de Madrid para comprender la importancia de
esta medida).
Por último, y en relación a la protección de la
información confidencial dentro del ámbito interno de la empresa, hay que
señalar que en la prestación de determinados servicios se accede a información
confidencial de terceros, existiendo de este modo, una obligación especifica de
confidencialidad con respecto a esa tercera empresa, obligación de
confidencialidad que se extiende a los trabajadores que tratan dicha
información, y que por tanto, debe quedar expresamente regulada a nivel
interno, a fin de evitar posibles responsabilidades derivadas de la negligencia
de algún trabajador de la empresa.
3.- Protección de
la
Información Confidencial de la empresa cuando es
tratada por terceros. Los contratos de outsourcing.
Cuando una empresa vaya a encargar la prestación de un
determinado servicio, que implique el tratamiento o acceso a información
confidencial por parte de terceras empresas, es recomendable incluir en el
Contrato de Prestación de Servicios, una cláusula especifica de
confidencialidad, o bien, firmar directamente con cada una de las personas que
accedan a dicha Información, Pactos o Acuerdos de Confidencialidad específicos.
4.- Contenido
básico de un Acuerdo o Pacto de Confidencialidad.
-Establecer claramente qué se entiende por Información
Confidencial. En este sentido, se puede establecer el deber de guardar secreto
respecto de toda o determinada información tratada, siendo recomendable huir de
referencias genéricas a la confidencialidad.
-Establecer claramente los medios, recursos o
información que se pone a disposición del trabajador o tercera empresa,
determinando la titularidad de la misma.
-Establecer específicamente la obligación de secreto y
confidencialidad, el deber de actuar diligentemente en cuanto al tratamiento,
conservación, almacenamiento, transporte, etc... estableciendo que en todos los
casos deberán adoptarse los medios que aseguren y garanticen dicho secreto, y
se evite su pérdida o el acceso a la misma de terceros no autorizados.
-Establecer la obligación de devolver la información
confidencial a la que se ha tenido acceso en el momento que termine la relación
contractual, estableciendo, igualmente, que a pesar de dicha terminación, la
obligación de confidencialidad y secreto permanecerá vigente durante el plazo
que sea establecido por las partes (la práctica habitual en este sentido, es
establecer un plazo de 2 años después de finalizada la relación contractual).
-Es conveniente, igualmente, informar de las
consecuencias que pueden derivarse del incumplimiento de dicha obligación de
confidencialidad y secreto. Así puede establecerse que la sustracción o
revelación de dicha información puede ser constitutivo de un ilícito de
naturaleza penal (art. 197 CP del descubrimiento y revelación de secretos),
puede ser objeto de acciones disciplinarias (despido disciplinario en caso de
que el incumplimiento venga por parte de un trabajador), reclamación de
indemnizaciones por daños y perjuicios, etc...
-Por último, en los Acuerdos o Pactos de Confidencialidad
pueden establecerse todas las especialidades, que por razón de la relación
contractual que se establece, sean establecidas por las partes.
5.- Limites de la Obligación de
Confidencialidad y Secreto.
Hay que señalar que la Obligación de Confidencialidad
y Secreto queda limitada en aquellos casos en los que, por imperativo legal, la
parte obligada sea requerida por un organismo jurisdiccional o administrativo
para facilitar determinada información.
En estos casos, deberán ser atendidas aquellas órdenes
en las que:
- La obligación de entrega venga determinada de manera
concreta en la orden.
- Sea dictada por una administración o juzgado
competente.
- Sea firme.
En estos casos, se informará a la otra parte de
inmediato sobre el requerimiento recibido, siempre que no exista obligación de
guardar secreto sobre el mismo por mandato legal, administrativo o judicial
